Żadna firma nie istniałaby bez klientów i to jest fakt. Oznacza to również, że nie ma sposobu na uniknięcie interakcji z klientami. Z tego samego powodu obsługa klienta jest bardzo ważna. Nie powinno mieć znaczenia, czy jest to kontakt bezpośredni, czy telefoniczny, a nawet mailowy. Obsługa klienta powinna być na pierwszym miejscu w głowach szefów każdej firmy.
Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się: „Jak mogę ulepszyć e-maile do obsługi klienta?” Odpowiedź, której szukasz, znajduje się tuż poniżej.
- Odpowiadaj JAK NAJSZYBCIEJ – Klienci lubią być pierwsi, szczególnie w tym szybkim wieku, w którym żyjemy. Chociaż dobrze jest odpowiadać na e-maile w ciągu dnia, naprawdę świetna odpowiedź powinna zostać sformułowana, gdy tylko otrzymasz e-mail i wysłane kilka minut później. Ponownie dałoby to klientom poczucie, że są dla Ciebie ważni.
- Zwracaj się do nich osobiście — zwracaj się do klientów po imieniu, nawet w e-mailach. Daje im to poczucie indywidualności i poczucie, że są osobiście rozpoznawani przez firmę. Ten osobisty akcent jest również krokiem, aby przestać brzmieć tak zautomatyzowana w twoich e-mailach.
- Nie pozostawiaj żadnych pytań bez odpowiedzi – Ukryj wszystkie obawy klientów i nie pomiń ani jednego. Daj im jasną odpowiedź na każde pytanie, a następnie sprawdź, czy wiadomość jest zrozumiała.
- Podziękuj — w ostatniej części e-maila poinformuj ich, że doceniasz ich i ich wsparcie. Spróbuj czegoś w stylu: „Mamy nadzieję, że udało nam się rozwiązać Twój problem, ale daj nam znać, jeśli możemy Ci jeszcze w czymś pomóc. Dziękuję Ci!"
- Udziel zwięzłych odpowiedzi - Twoi klienci docenią czas, który nie zostanie zmarnowany. Utrzymuj odpowiedź zwięzłą i od razu do rzeczy, jak tylko możesz. Może być ważne, aby odpowiedź, której udzielasz, była jasna, ale powinieneś zachować równowagę z bezpośrednimi odpowiedziami na to, o co prosili.
Czego jeszcze szukasz, jeśli chodzi o e-maile do obsługi klienta? Daj nam znać w sekcji komentarzy.
